Фото unsplash.com
Деловая переписка — это совсем не искусство, как заявляют некоторые бизнесс-коучи. Это четкие правила, следуя которым можно эффективно общаться в профессиональной среде, добиваясь поставленных целей.
Адресат должен с первого взгляда понимать, чего вы хотите от него добиться. Поэтому вначале для самого себя сформулируйте цель письма. Запишите ее кратко и вынесете в тему сообщения.
Четко поставленная цель поможет логично структурировать письмо и сделает его убедительным для адресата. Если необходимо получить ответ в определенный срок — обязательно укажите его в письме.
Простота и ясность, отсутствие лишних деталей и подробностей залог успеха делового письма. Чем короче предложения — тем лучше. Чем точнее формулировки — тем эффективнее.
Адресат не будет перечитывать ваше письмо несколько раз и не сможет по-своему интерпретировать ваши мысли.
Основная идея должна быть изложена ясно и просто.
Независимо от отношений с адресатом письмо должно быть вежливым. Если отношения позволяют, тон письма может быть дружелюбным, но без фамильярности.
Излишняя неформальность вредит деловому письму. Подчеркнутая сухость тоже. Уважительный тон — полезен всегда.
О чем бы мы ни писали, структурно все это должно выглядеть так, как привыкли видеть другие.
Золотой стандарт делового письма:
Заканчивать письмо можно вопросом, но лучше — призывом к действию.
Опечатки, а там более грамматические ошибки, в деловом письме недопустимы. Они могут испортить впечатление о вас и о вашем профессионализме.
Перед отправкой перечитайте текст, а лучше используйте средства проверки орфографии и пунктуации.
Лайфхак: если не вполне уверены в своей внимательности, читайте письмо вслух и по слогам. Так вы точно заметите все проблемы.
Удобно сформатированный текст легко читается и способствует лучшему пониманию информации.
Используйте отступы, абзацы, достаточный межстрочный интервал. Там где необходимо — курсив или выделение жирным шрифтом.
Главное не переусердствовать с форматированием. Письмо должно выглядеть аккуратно.
Подпись в конце письма показывает вашу вежливость и дает адресату необходимое для обратной связи.
Указывайте свое полное имя, должность, название компании, телефон и другие важные контактные данные.
Читайте также:
7 советов, как с легкостью заводить новые знакомства
Дружеская беседа: 7 вопросов-зацепок для продолжения разговора по душам.
Большие пробки перед Крымским мостом сохраняются на протяжении дня 4 сентября с раннего утра. Самый…
Супергероя сняли на камеру на набережной города-курорта. У фантастического героя не получилось остаться незамеченным среди…
Губернатор Краснодарского края Вениамин Кондратьев 4 сентября в Театре защитника Отечества обсудил с представителями общественных…
Компенсацию расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг в размере 30% в Краснодарском крае…
Более 35 дел по изъятым землям в нацпарке Сочи Верховный суд истребовал из районных судов…
Об этом 4 сентября в ходе выездного совещания Совета Госдумы в Самаре заявил председатель Государственной…