7 правил убедительного делового письма

Деловая переписка — это совсем не искусство, как заявляют некоторые бизнесс-коучи. Это четкие правила, следуя которым можно эффективно общаться в профессиональной среде, добиваясь поставленных целей.

Цель

Адресат должен с первого взгляда понимать, чего вы хотите от него добиться. Поэтому вначале для самого себя сформулируйте цель письма. Запишите ее кратко и вынесете в тему сообщения.

Четко поставленная цель поможет логично структурировать письмо и сделает его убедительным для адресата. Если необходимо получить ответ в определенный срок — обязательно укажите его в письме.

Краткость — путь к пониманию

Простота и ясность, отсутствие лишних деталей и подробностей залог успеха делового письма. Чем короче предложения — тем лучше. Чем точнее формулировки — тем эффективнее.

Адресат не будет перечитывать ваше письмо несколько раз и не сможет по-своему интерпретировать ваши мысли.

Основная идея должна быть изложена ясно и просто.

Правильно выбранный тон

Независимо от отношений с адресатом письмо должно быть вежливым. Если отношения позволяют, тон письма может быть дружелюбным, но без фамильярности.

Излишняя неформальность вредит деловому письму. Подчеркнутая сухость тоже. Уважительный тон — полезен всегда.

Структура письма

О чем бы мы ни писали, структурно все это должно выглядеть так, как привыкли видеть другие.

Золотой стандарт делового письма:

• Приветствие.
• Краткое введение.
• Основная часть с фактами и аргументам. Их можно разбить на пункты.

Заканчивать письмо можно вопросом, но лучше — призывом к действию.

Грамматика и орфография

Опечатки, а там более грамматические ошибки, в деловом письме недопустимы. Они могут испортить впечатление о вас и о вашем профессионализме.

Перед отправкой перечитайте текст, а лучше используйте средства проверки орфографии и пунктуации.

Лайфхак: если не вполне уверены в своей внимательности, читайте письмо вслух и по слогам. Так вы точно заметите все проблемы.

Формат и дизайн

Удобно сформатированный текст легко читается и способствует лучшему пониманию информации.

Используйте отступы, абзацы, достаточный межстрочный интервал. Там где необходимо — курсив или выделение жирным шрифтом.

Главное не переусердствовать с форматированием. Письмо должно выглядеть аккуратно.

Подпись и контакты

Подпись в конце письма показывает вашу вежливость и дает адресату необходимое для обратной связи.

Указывайте свое полное имя, должность, название компании, телефон и другие важные контактные данные.

 

Читайте также: 

7 советов, как с легкостью заводить новые знакомства

Дружеская беседа: 7 вопросов-зацепок для продолжения разговора по душам.